Arnoldo Pirela y Oswaldo Abreu
| RESUMEN En este artículo enfrentamos el problema de analizar, con el uso de indicadores especialmente diseñados para este fin, lo que hemos llamado Cultura de la información en las empresas proveedoras de bienes y servicios a la industria petrolera, petroquímica y de procesos en general. Nos planteamos el problema como un asunto de cultura empresarial, en la medida que ella forma parte de un complejo de prácticas, valores, costumbre y motivaciones arraigadas en la organización y no simplemente un dato o conjunto de referencias que puedan ser medidos directamente para conocer su situación. En ese sentido, enfrentamos el problema desde cuatro elementos, a partir de las cuales desarrollamos los indicadores (figura 1). Como indicamos al inicio, esas cuatro dimensiones son: Nivel de información, Capacidad para recabar información, Uso que se hace en la empresa de la información y Aporte de información. |
ABSTRACT In this article we analyze, with the use of indicators specially designed for this aim, what we have called Culture of the information in the firms suppliers of goods and services to the oil industry, petrochemical and of processes in general. We face the problem as a subject of enterprise culture, because it comprises of a complex of practices, values, routines and motivations rooted in the organization and not simply a data or set of references that can be measured directly to know their situation. In that sense, we faced the problem from four dimensions: Level of information, Capacity to successfully obtain information, use that becomes in the company of the information and capacity to share information with society. |
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Índice
Partimos de una idea básica y operativa, según la cual la cultura de la información en una empresa es función de cuatro aspectos claves: 1) estar bien informado o poseer la información necesaria, actual y relevante para la toma de decisiones. 2) Tener instalada una capacidad y habilidad para recabar y organizar información, también necesaria y relevante, tanto sobre el entorno como sobre sus propias operaciones. 3) Poseer capacidad para procesar información a todo lo largo de la estructura de la empresa y no simplemente concentrada en algún lugar privilegiado, generalmente de la gerencia más alta. Y 4) ser capaz de producir, proteger y difundir o compartir información para beneficio de la empresa, su competitividad y de la sociedad o entorno en donde se mueve la empresa, a saber: clientes, aliados, sistemas oficiales de estadísticas, universidades y otras instituciones de formación y desarrollo del conocimiento, incluso competidores.
Así pues, asumimos que una empresa para desarrollarse y sostenerse competitiva enfrenta, primero, el problema de buscar información, cosa que hoy, particularmente con Internet, cada vez menos se relaciona con la palabra escasez y más con saber escoger o seleccionar. La clave del juego es identificar en un mar de información las piezas que potencialmente representan conocimiento útil para la competitividad de la empresa. Además, una vez identificadas esas piezas de información con potencial, la empresa debe tener la capacidad de procesar o usar esa información. Pero, esta es debe ser cada vez menos la función de una estructura única, poderosa en cuanto a la calificación del personal, los modelos interpretativos y los equipos o herramientas de hardware y software que se usan. El paradigma organizativo actual se orienta más a distribuir, a hacer accesible la información y los medios para buscarla y procesarla –tanto los modelos como las herramientas- a todos los espacios y niveles de la organización.
De modo tal que la organización con capacidad innovadora y competitiva se entiende hoy como una gran estructura de búsqueda, procesamiento y distribución de información, y motivada hacia la generación de ideas y soluciones que agreguen valor para beneficio de los clientes, los propietarios y para la sociedad donde se desempeña. Se trata de estructuras organizativas que obtienen y acumulan información para ponerla en función de la creatividad colectiva y la gestión del conocimiento colectivo.
Finalmente, las empresas modernas son realmente extraordinarias maquinarias de producción de información. Y como tales se convierten en negocios de venta de información o maquinarias que devuelven información a la sociedad. Así, en la medida que son eficientes y efectivas en esta función, en esa medida se hacen más competitivas. También hacen más competitiva a quienes se vinculan con ellas, a sus clientes, a sus trabajadores y directivos, a las comunidades circundantes a sus establecimientos y a la sociedad en general dentro de la cual se insertan.
Así pues, casi todas las modernas teorías de la gerencia y quienes han documentado las experiencias exitosas en el mundo de los negocios, enfatizan el desarrollo de sistemas de información como el centro de cualquier estrategia competitiva y como la herramienta clave para el desarrollo de la productividad de la mano de obra, de los equipos e infraestructura, de los inventarios de insumos y productos, y de los flujos de caja y demás manejos financieros de la empresa. Por otra parte, está bien asentado como paradigma dominante la valoración del capital humano. La clave es, por una parte, la flexibilidad y el desarrollo permanente de flujos de conocimiento novedoso; y por la otra, su aplicación cada vez más rápida a la solución de cuellos de botella, a la mejora continua de productos y procesos y al constante descubrimiento de nuevos nichos de mercado o al afianzamiento de los ya explotados. Todas esas teorías concluyen en la necesidad de desarrollar una cultura de la empresa, en donde la búsqueda, uso y producción de información actual y pertinente está imbuida en la organización, en sus valores y practicas cotidianas y en la actitud permanente de todos y cada una de las personas que actúan dentro de una empresa y con el contexto que la rodea.
En este artículo enfrentamos el problema de analizar, con el uso de indicadores especialmente diseñados para este fin, lo que hemos llamado Cultura de la información en las empresas proveedoras de bienes y servicios a la industria petrolera, petroquímica y de procesos en general. Nos planteamos el problema como un asunto de cultura empresarial, en la medida que ella forma parte de un complejo de prácticas, valores, costumbre y motivaciones arraigadas en la organización y no simplemente un dato o conjunto de referencias que puedan ser medidos directamente para conocer su situación. En ese sentido, enfrentamos el problema desde cuatro elementos, a partir de las cuales desarrollamos los indicadores (figura 1). Como indicamos al inicio, esas cuatro dimensiones son:
Veamos cada una de ellas en términos de su significado, los aspectos principales en que se puede desagregar y las variables que integran cada uno de los indicadores desarrollados.
Figura 1
Insistimos, se plantea el asunto como un aspecto clave de la cultura empresarial, en la medida que identificamos un complejo de prácticas, valores, costumbre y motivaciones arraigadas en la organización y no simplemente un dato o conjunto de referencias que puedan ser medidos directamente para conocer su situación. Enfrentamos el problema desde cuatro dimensiones clave de la teoría de la información, a saber: a) Nivel de información disponible en la empresa respecto al complejo mundo exterior en donde se desenvuelve; b) Capacidad de recabar información tanto sobre sus propias operaciones como sobre el contexto; c) Uso que le da a la información de que dispone, incluye grado de difusión interna; y c) Aporte de información a la sociedad y nivel práctico de comprensión de la filosofía y regla de oro del Benchmarking. Estos son los indicadores básicos o de primer nivel de desagregación del indicador general sobre Cultura de la información en la empresa. A los efectos de este análisis y tomando en cuenta la diversidad de empresas bajo consideración, le damos igual peso a los cuatro indicadores básicos; pues se trata de fijar un parámetro de excelencia en un proceso sistémico que no puede descuidar ningún aspecto. Además, debemos recordar que en este nivel estamos trabajando en la fase de “Benchmarking” genérico.
Este indicador resume el grado o nivel de informada que esta la empresa acerca del contexto donde se desenvuelve y sobre el estado del arte del conocimiento en el campo de acción particular de cada empresa. Expresa el acumulado de tres sub-indicadores: a) Nivel de información sobre el mercado, b) Nivel de información sobre las tendencias del conocimiento que le atañen y c) Nivel de información sobre el contexto macroeconómico y sobre política del gobierno. Estos sub-indicadores se dividen a su vez en otros aspectos que permiten una visión suficientemente desagregada sobre el asunto de una empresa bien informada.
Al igual que en los indicadores de primer nivel, es posible ponderar de manera diferente algunos de los indicadores de segundo nivel, para expresar la especificidad de determinado grupo de empresas o sectores bajo consideración. De nuevo nos apartamos de esta idea, porque se trata de una evaluación de la competitividad de un conjunto de empresas proveedoras directas o indirectas, potenciales o reales del sector petrolero y petroquímico, un sector bastante variado. La evaluación es bastante exhaustiva, pero recordemos que sigue siendo un Benchmarking de tipo general.
1.1. Nivel de información sobre el mercado. La desagregación en este tercer nivel de indicadores nos permite medir el grado de información que posee la empresa acerca del mercado, a saber: demanda y competencia. Ambos indicadores conservan el mismo peso dentro del rankeo. Eso significa que no tomamos en cuenta si la empresa se mueve en un mercado en monopolio, oligopolio o de amplia competencia.
1.1.1. Nivel de información sobre la demanda: Enfrentamos aquí la evaluación del grado de información que cada empresa indica tener sobre la demanda real o potencial, tanto local como internacional, con énfasis en su principal línea de productos o servicios. Consideramos aspectos tales como "share" o porción del mercado que domina, conocimiento sobre planes de inversión de PDVSA y las operadoras de la Apertura petrolera, calidad de las investigaciones de mercado realizadas, dificultades con certificaciones técnicas internacionales y nivel de vinculación e interlocución con clientes nacionales e internacionales. Todo ello en múltiples aspectos relacionados con el mayor y mejor acercamiento al cliente para identificar sus necesidades.
Las variables que componen este indicador son:
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1.1.2. Nivel de información sobre la competencia: Se trata de evaluar el grado de información que cada empresa indica tener sobre sus competidores, tanto locales como internacionales. Identificación de quienes son: nombre, marca comercial, origen, "share" del mercado, etc. Se considera también el grado de conocimiento sobre precios, calidad y tiempos de entrega de los principales competidores. En todos los casos la información está referida a la línea principal de productos o servicios de la empresa. Un aspecto importante se refiere al análisis sistemático de la competencia en cuanto a: sistema de negocios, productos y servicios, patentes, etc.
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1.2. Nivel de información sobre tendencias del conocimiento. La desagregración en este tercer nivel de indicadores nos permite medir el grado de información que posee la empresa sobre las tendencias más modernas del conocimiento internacional, tanto en la materia tecnológica “dura”, como el la organizativa o “blanda”; relacionadas con el área o campo específico de acción de cada empresa. A la hora de ponderar, se le da un peso igual a las dos materias.
1.2.1. Nivel de información sobre tendencias del conocimiento tecnológico. Se toman en consideración aspectos que directa o indirectamente miden el grado de información que tiene la empresa sobre las tendencias tecnológica más avanzadas en su campo específico de acción. Tomamos en cuenta esencialmente aspectos de la llamada "tecnología dura". Consideramos en este indicador: acceso a fuentes especializadas de información tecnológica, consultoría en ingeniería, identificación plena del líder tecnológico relativo a su línea principal de productos o servicios y posición competitiva relativa de su tecnología, el uso avanzado de equipos informáticos. Finalmente, consideramos el conocimiento que tienen las empresas sobre las implicaciones de la exigencia generalizada de ISO-14000. Ello en la medida que ya la industria petrolera a escala mundial está entrando con ISO-14000 e INTEVEP tiene considerado usar aspectos clave de esta norma en sus evaluaciones.
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1.2.2. Nivel de información sobre tendencias del conocimiento organizativo. Se toman en consideración aspectos que directa o indirectamente miden el grado de información que tiene la empresa sobre las tendencias organizativas más avanzadas en su campo específico de acción. Tomamos en cuenta esencialmente aspectos de la llamada "tecnología blanda". Consideramos en este indicador: acceso a fuentes de información especializadas, servicios de consultoría en cambio organizacional, atributos del personal profesional y técnico superior en cuanto a actualización, habilidad para ubicar y procesar información, hábitos de investigación, etc. Y otras medidas directas o indirectas del grado de información sobre conocimiento organizativo.
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1.3. Nivel de información sobre el contexto. La desagregación en este tercer nivel de indicadores nos permite medir, por una parte: el grado de información que posee la empresa sobre sus proveedores de materia prima y servicios de asistencia técnicos y tecnológica. Por la otra, se miden el nivel de información de la empresa acerca de las tendencias actuales en la política del Estado Venezolano, con sus efectos sobre la empresa establecidas en el país y las predicciones sobre el comportamiento de variables macroeconómicas claves, tales como: inflación, tasa de cambio, tasa de interés, precio internacional del petróleo, crecimiento económico esperado y desempleo. A la hora de ponderar, se le da un peso igual a los dos aspectos.
1.3.1. Nivel de información sobre sus proveedores. Se toman en consideración aspectos que directa o indirectamente miden el grado de información que tiene la empresa sobre sus proveedores tanto de materia prima y productos semielaborados, como de servicios de asistencia técnica y tecnológica. Se desagregan los niveles de información en atención a aspectos de tipo geográfico, tanto nacional como internacional. Ello implícitamente mide un efecto de conglomerado y de estrategia de localización de la empresa cercana a sus proveedores. Por otra parte se le da un peso a las vinculaciones con universidades y centros de investigación. El criterio general es de favorecer la mayor variedad posible de vinculaciones técnicas y tecnológicas.
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1.3.2. Nivel de información sobre la política del gobierno y las tendencias macroeconómicas. Se toman en consideración los aspectos que directa o indirectamente miden el grado de información que tiene la empresa sobre las tendencias actuales en la política del Estado Venezolano, con sus efectos sobre la empresa establecidas en el país y las predicciones o pronósticos sobre el comportamiento de variables macroeconómicas claves, tales como: inflación, tasa de cambio, tasa de interés, precio internacional del petróleo, crecimiento económico esperado y desempleo. Se toma en consideración la calidad de la consultoría que recibe la empresa en materia de gestión ambiental, pues es un tema estrechamente relacionado con las regulaciones. Y también consideramos la calidad de la consultoría recibida en materia de gestión de la calidad, pues en este sector y en Venezuela esto está estrechamente relacionado con la política de PDVSA y su condición de empresa del Estado.
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2. CAPACIDAD PARA RECABAR INFORMACION. Es el agregado del interés o capacidad de las empresas para recabar información, tanto sobre sus propias operaciones, como sobre el contexto en el cual se desempeña Esos son los dos sub-indicadores en los cuales se descompone el indicador general sobre capacidad para recabar información. Esto se hace sobre la base de un peso o ponderación igual para ambos.
2.1. Capacidad para recabar información sobre sus propias operaciones. Se toma en consideración un conjunto de aspectos que directa o indirectamente miden la capacidad de la empresa para recabar sistemáticamente información sobre sus operaciones, tanto desde el punto de vista financiero y económico en general, como en lo relativo a la actividad productiva o de servicios, en lo organizativo y en materia ambiental y de seguridad en el trabajo. Se toman en consideración aspectos que tienen que ver con la organización misma de la información dentro de la empresa.
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2.2. Capacidad para recabar información sobre el contexto. Se toma en consideración un conjunto de aspectos que directa o indirectamente miden la capacidad de la empresa para recabar sistemáticamente información sobre el contexto en el cual se desempeña. En particular se mide la frecuencia con que la empresa realiza actividades de búsqueda de información sobre los múltiples aspectos que se mueven en el contexto nacional e internacional, problemas con servicios de telecomunicaciones, vinculaciones para desarrollo de productos, diseño de procesos, fabricación de partes y equipos, etc. Aquí se consideran también aspectos de localización que facilitan conseguir la información.
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3. USO DE LA INFORMACION. Este indicador cuantifica la capacidad de la empresa para efectivamente usar la información que obtiene y, por tanto, hacerla jugar en favor de su competitividad. Se toman en consideración tres aspectos clave: a) difusión interna de la información, b) capacidad de procesamiento en todos los niveles y c) política para proteger efectivamente el conocimiento del cual depende la empresa para competir. A la hora de ponderar, se le da un peso igual a los tres aspectos.
3.1 Difunde información internamente. Este indicador sobre la capacidad de la empresa para efectivamente usar la información mide las actividades de difusión interna de la información, como elemento clave de la capacidad de procesar la información que se posee. Es decir a mayor difusión interna, tanto vertical como horizontal, mayor será la capacidad de la empresa para reaccionar efectivamente ante desequilibrios económicos, tecnológicos, organizativos, ambientales o de cualquier orden. Y, por tanto, mayor será la capacidad de la empresa para liderar innovaciones comerciales, tecnológicas, financieras u otras. El grado de difusión interna de la información que obtiene o produce la empresa, es un buen indicador síntesis sobre la cultura de la información que posee un empresa determinada.
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3.1. Capacidad de procesamiento de información. Este indicador sobre la capacidad de la empresa para efectivamente usar la información que obtiene, mide la actividad sistemática de explotación procesamiento de la información que se tiene, con el objeto de tomar decisiones y ganar ventajas competitivas en lo tecnológico, comercial, organizativo, financiero, etc. En muchos sentidos mide la capacidad de planificación estratégica de la empresa. Una parte importante del indicador considera el grado de informatización de la empresa, no por la cantidad y características de los equipos informáticos que posee, sino por el uso que la empresa hace de ellos.
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3.3. Capacidad para proteger el acervo de conocimiento. Este tercer indicador sobre la capacidad de la empresa para efectivamente usar la información que obtiene, evalúa tanto las prácticas, como la política y estrategia de protección del "stock" o acervo e conocimiento que posee o ha logrado desarrollar y del cual depende cada empresa para sostener o ampliar su posición en los mercados.
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4. APORTA INFORMACION. Este indicador resume la disposición y habilidad de la empresa para aportar información útil a la sociedad sin perjudicar su posición competitiva general y de largo plazo, ni su espacio de mercado. Así que, identificar cual es la información verdaderamente confidencial y de valor estratégico y aprender a compartir información para beneficio mutuo es un aspecto clave de la competitividad moderna. Se trata, en definitiva, de entender que competencia y cooperación no están necesariamente reñidas, y que la información es el factor clave para ello. Todo el sistema de Benchmarking se monta precisamente sobre la capacidad de las empresas que participan para compartir información, para compararse y para acordar oportunidades conjuntas de mejora. Se construyen dos sub-indicadores, con pesos iguales, a saber: a) disposición a difundir información externamente y b) comprensión practica del concepto de Benchmarking.
4.1. Difunde información externamente: Seleccionamos un conjunto de datos que permiten medir la disposición que tiene la empresa a aportar información útil para sus clientes, para el gobierno, para organizaciones no gubernamentales, para las comunidades circundantes a los establecimientos industriales o de servicios industriales y de construcción o de campo, a las cámaras y demás organismos gremiales, etc.
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4.2. Nivel de comprensión de la filosofía de "Benchmarking”: A partir del nivel de respuesta dado al instrumento de recolección de información, se mide la capacidad de su empresa para asumir plenamente la regla de oro del Benchmarking: “se obtiene del sistema tanta información como se aporta”. Simplemente se mide la relación entre preguntas efectivamente respondidas y preguntas posibles. Es la medida bruta del grado de comprensión y de cooperación con el sistema. Y por tanto, creemos también, del interés y utilidad que de él se puede extraer. Se le da una fuerte ponderación: pesa 12,5% del indicador total sobre Cultura de la información y pesa fuertemente también en el Indicador de Competitividad Estratégica (ICE) o “rankeo” general de competitividad.