Incidencia de las tecnologías de información en la toma de decisiones operativas en Empresas Petroleras del Estado Zulia

Impact of information technology in making operational decisions in Zulia State Oil Companies

Mildred Romero* y Yetselinne Escalona**

Recibido: 02-05-2010 - Aprobado: 12-10-2010

Contenido

• Introducción
• 1. Aplicación de las TI en operaciones
• 2. Aplicación de las TI en Recursos Humanos
• 3. Aplicación de las TI en Finanzas
• 4. Aplicación de las TI en el área de Mercadeo
• Conclusiones
• Referencias bibliográficas

Introducción

La información es vital para el proceso de toma de decisiones, tanto gerenciales como operativas, siendo estas más acertadas cuando se apoyan en fuentes de información que permitan reducir la incertidumbre y los riesgos empresariales.

Las tecnologías de información resultan una herramienta invalorable para el recopilamiento, procesamiento, transmisión y almacenamiento de datos , sus principales componentes, hardware, software, base de datos y telecomunicaciones han propiciado transformaciones organizacionales en la manera de comprar y vender, en la forma de producir e incluso en la manera de comunicarse, facilitando y mejorando el acceso a la información; desencadenando cambios estructurales en las organizaciones, los cuales apuntan principalmente hacia la reducción de niveles jerárquicos y con ello a mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad.

Resalta entonces, la importancia de las tecnologías de información en las principales áreas de la organización, a saber, operaciones, finanzas, mercadeo y recursos humanos y su influencia sobre la delegación de autoridad, la eficacia, eficiencia y efectividad en las decisiones operativas de las empresas del sector petrolero que prestan servicios a pozo.

Para ello se indagará en aspectos relevantes como la reducción de costos, el logro de metas propuestas, el mejoramiento de los procesos de servicio, la delegación de autoridad como consecuencia de la automatización de las actividades cotidianas en los procesos, determinando la incidencia en la eficiencia, eficacia, y efectividad.

En el desarrollo de este trabajo, considerado metodológicamente como un diseño de investigación de campo, se recolectaron los datos directamente de la realidad. Como técnica se llevó a cabo la entrevista, mediante el uso de un cuestionario estructurado. Cabe señalar que estas empresas tienen su sede administrativa en el Municipio Maracaibo, pero operativamente se encuentran el Municipio Santa Rita.

A continuación se presenta la incidencia de las TI en áreas claves de la organización como son operaciones, recursos humanos, finanzas y mercadeo.

1. Aplicación de las TI en operaciones

Operaciones, tradicionalmente ha sido considerada como una de las funciones más importantes, ya que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de productos, suministrando y coordinando; mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y las herramientas requeridas.

Su misión, tal como plantean Domínguez y col (1995:17) “es la obtención de bienes y servicios que deberán satisfacer las necesidades detectadas por el subsistema comercial… (…). Es de notar, que el término de operaciones no se circunscribe únicamente a la actividad de producción, sino que abarca además la prestación de servicios. En efecto, el cambio de producción a operaciones se vincula con la importancia que el sector servicio fue adquiriendo en la década de los 70. Las empresas estudiadas, en la presente investigación se ubican en esta rama de operaciones por prestar servicios a pozos.

Al investigar sobre los indicadores seleccionados, delegación de autoridad, eficiencia, eficacia y efectividad, se presenta a continuación la siguiente tabla cuyos datos indican, que la solicitud de materiales, es la actividad con mayor porcentaje de automatización, llegando a un 75%, permitiendo una mayor delegación de autoridad en esta actividad, soportado a la vez en el apoyo que constituyen las TI al facilitar la relación con los proveedores, además de constituirse en un proceso fiable, y transparente.

Tabla Nº 1 Delegación de autoridad en operaciones

Fuente: Elaboración propia (2010)

Mientras que, en el resto de los ítems, los resultados se ubican alrededor del 50%, no habiendo entonces una orientación definida en cuanto a la automatización en las actividades.

Las decisiones relacionadas con esos ítems, reposición y actualización de niveles de inventario, corresponderían a actividades rutinarias; mientras que al señalar la solicitud de materiales, entran en juego otras decisiones como precio, fiabilidad, calidad, las cuales agregan complejidad.

La automatización en esas actividades específicas en el área de producción, conlleva a una delegación en las decisiones, ya que los sistemas automáticamente al actualizar los niveles de inventario, generan espontáneamente solicitudes de pedidos, e inclusive en algunas empresas, la reposición o solicitud de materiales o equipos, piezas, no estaba vinculada únicamente al proceso de actualización de inventarios, sino a la necesidad del día a día , a tal punto que, de estar en el campo y de presentarse alguna necesidad , desde allí tenían la autoridad para reponer o solicitar lo requerido, haciendo uso de las TI.

En tal sentido Fernández, y col; (2003:165) señalan que “una forma de alcanzar simultáneamente los objetivos de eficiencia y flexibilidad, considerados antagónicos en las fabricas convencionales, consiste en aplicar las modernas tecnologías de la información en los procesos productivos, dando lugar, así, a la automatización”.

Apuntan además que “el campo de acción de la automatización no se limita únicamente a la mejora de la capacidad de las máquinas, sino que va más allá, ampliando su contenido a la totalidad de las funciones relacionadas con la producción (transporte y manejo de materiales, control de inventarios, control de calidad y mantenimiento de equipos e instalaciones, entre otras), permitiendo la gestión integral de la fábrica y sus sistemas adyacentes, lo que contribuye a transformar el funcionamiento de la empresa” (Fernández, y col; 2003:166).

La optimización de los procesos empresariales, el control de las operaciones, el acceso a la información, la posibilidad de realizar trámites en línea que acelerando el tiempo de tramitación y resolución de asuntos, la eliminación de operaciones innecesarias, son consideradas como algunas de las ventajas derivadas del uso de las TI, ventajas que conllevan a una eficiencia administrativa atribuible por la reducción de tiempo y de costos en los procesos y traslados. No obstante, a pesar de lo afirmado, los resultados señalan que no existe una marcada influencia de las TI en la disminución de los costos, excepto en la vinculada con los tiempo en espera, tal como se puede observar en la tabla Nº 2.

Tabla Nº 2 Eficiencia en operaciones

Fuente: Elaboración propia (2010).

Como es de notar, no hay uniformidad en los resultados, si bien se asocia el uso de la TI con la disminución del tiempo por espera, no obstante con respecto al tiempo por horas máquinas no se considera ejerza una influencia importante. En las actividades como manejo de inventarios y horas /hombres no existe precisión de la influencia en el uso de los recursos, específicamente en el recurso financiero, ya que no se presentan variaciones significativas en los costos, y finalmente en lo que respecta al consumo de insumos, un 75% de las empresas opinan que no juegan un papel prominente en la reducción en el uso de los mismos y por ende en los costos.

Cuando se analiza la gestión de información es necesario evaluar la información como recurso, tanto productivo como activo. Chávez, (2008) afirma que la información como recurso debe administrarse, y ser considerada como entrada o insumo de los procesos. Y al igual que los otros recursos, tiene un costo directo asociado, debe proporcionar un valor agregado al producto o procesos en los cuales se utiliza; su costo efectivo requiere de una buena organización, como condición para obtener el mejor provecho de ella. En definitiva, debe producir un rendimiento a la inversión.

Cabe entonces cuestionarse el porqué el uso de las TI en el área de operaciones en el sector petrolero del municipio Maracaibo, no se asocia con una disminución en los costos. Robbins (2005:8) señala que no basta con ser eficiente (mejor uso de los recursos u aprovechamiento de los mismos) es necesario lograr las metas también, es decir la eficacia la cual la define como “la consecución de metas”, en otras palabras “las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus objetivos”.

Los resultados obtenidos en relación a la eficacia indican que las TI han facilitado el logro de las metas propuestas en el área de producción en un 75%, tal como se evidencia en la tabla Nº 3.

Tabla Nº 3 Eficacia en operaciones

Fuente: Elaboración propia (2010).

Las TIC se constituyen en una herramienta fundamental para, el acceso a toda la información de forma precisa proporcionando un incremento substancial en la capacidad de procesamiento de la información y un aumento en la capacidad de respuesta; sin embargo en sus inicios tendieron a dirigirlas a las áreas administrativas y no a la producción, quizá sea esa la respuesta a la información contenida en la siguiente tabla, en la cual se observa que no existe unicidad de criterios a la hora de afirmar si las TI han mejorado los procesos de producción, obteniéndose un 50% a favor y un 50% negándolo.

Tabla Nº 4 Eficacia en operaciones

Fuente: Elaboración propia (2010).

De acuerdo a las entrevistas realizadas, se pudo conocer que aquellas empresas que si consideraron una mejora en los procesos, las vincularon especialmente a las comunicaciones tanto con clientes, proveedores, organismos oficiales (IVSS, MINFRA) como entre niveles dentro de la misma organización.

Finalmente, se procedió a indagar sobre el impacto de las TI en la efectividad, entendiendo a ésta, como la selección de objetivos acertados que generen el impacto deseado. Tal como señala Melinkoff (1990:14)”la efectividad es realizar un objetivo, cuyos efectos están en armonía con las intenciones que los planificadores o realizadores tenían en mente”. Así entonces, en la tabla Nº 5 se observa que a nivel de las relaciones con proveedores y clientes, son los aspectos sobre los cuales se ha presentado un mayor impacto, especialmente en lo relativo a la precisión en la información, así como en la rapidez en la cancelación y menos papeleo

Tabla Nº 5 Efectividad en operaciones

Fuente: Elaboración propia (2010).

De la lectura del cuadro anterior, se desprende que el uso de las TI no ha tenido una repercusión notoria en cuanto a reducción de mano de obra y asignaciones de nuevas responsabilidades. Según Daft (2007) el uso inicial de los sistemas de TI en las organizaciones giraba en torno al logro de la eficiencia en las negociaciones existentes como consecuencia de la utilización de la tecnología computacional; teniendo como meta le reducción de los costos de mano de obra a causa de la utilización de computadoras que se encargaban de algunas tareas.

Estos sistemas se llegaron a conocer como sistemas de procesamiento de transacciones (SPT), los cuales automatizan la rutina de una organización y las transacciones cotidianas de negocios. Los SPT recaban la información de operaciones como las ventas, las compras a proveedores, los cambios en el inventario y la almacenan en una base de datos Daft (2007:290).

En la misma tónica, Cohen y Asin, (2000) señalan como una de las principales características de las TI, específicamente de los sistemas de información transaccionales, es el ahorro significativo de mano de obra producto de la automatización de las tareas rutinarias añadiendo que el progreso técnico se centra, tanto, en los procesos de fabricación como, en los métodos de planificación, organización y control.

En definitiva, las organizaciones hacen uso de “sistemas de TI principalmente para facilitar la conversación y la transmisión de experiencias, ideas y perspectivas de una persona a aquellos que están dispersos en zonas geográficas, a compartir ideas y a explotar el conocimiento experto de toda la organización” (Daft, 2007:.303), uso que si se quiere es de gran impacto.

No obstante, las empresas estudiadas, han sentido el beneficio del uso de las TI pero no han logrado un verdadero progreso técnico que haga sentir el efecto de las mismas tanto en el área operativa o de fabricación como en la administrativa.

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